근로기준법 제39조(사용증명서) 제1항은 “사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.”라고 규정하고 있어 회사는 퇴직한 직원이 사용증명서를 청구하는 경우 이를 교부할 필요가 있음.
명확한 법원 판결이나 고용노동부 행정해석은 없지만, 제1항에 명시된 내용의 “사실대로” 적은 증명서를 내줄 것을 규정하고 있으므로, 해당 내용이 근로자가 원하는 내용만을 증명서에 기재해야 할 의무를 규정한 것은 아니기 때문에 사업주는 본인이 인정한 사실대로 사용증명서를 발급해 교부할 수 있다고 해석할 수 있음.
한편, 근로기준법 시행령 제19조에서는 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 ‘계속하여 30일 이상 근무한 근로자’에 한정되며, 그 밖에도 직원의 퇴직 후 3년이 지난 경우에는 사업주가 직원에게 사용증명서를 교부할 의무가 없음.
